"العدل" السورية تنفذ مشروعًا إلكترونيًا لأرشفة الوثائق والسجلات

باشر فريق العمل التابع لوزارة "العدل" في سورية، مرحلة جديدة تتمثل بتحضير البنية التحتية لمسح وأرشفة الوثائق والوكالات والسجلات العدلية في عدليتي طرطوس واللاذقية على أن تشمل المرحلة التي تليها باقي العدليات في المحافظات.

وتعتبر الوكالات والوثائق والسجلات العدلية بمنتهى الأهمية وخاصة أنها تتضمن عقود البيع والشراء والتعهدات والحقوق المالية للمتعاقدين وغيرها فيما تشير إحصائيات وزارة العدل إلى أن عددها الإجمالي في كل العدليات يتجاوز عشرة ملايين وثيقة وسجل إذ يبلغ عددها في عدلية دمشق وحدها 5.2 مليون وثيقة وفي عدلية ريف دمشق ما يقارب الـ 2 مليون.

وأشار معاون وزير العدل القاضي تيسير الصمادي إلى ما اتخذته الوزارة من تدابير لتسريع عمليات الأرشفة بعد إحراق القصور العدلية في درعا ودوما وحلب وحمص” وغيرها بما فيها من ملفات دعاوى المواطنين ووثائق عدلية مبينًا أن عمليات المسح كان معمولًا بها بداية بشكل جزئي في عدلية درعا.

ويتضمن مشروع الأرشفة والمسح ركنين أساسيين أولهما أرشفة الوكالات ووثائق الكاتب في العدل القديمة وثانيها إصدار الوكالات العدلية الجديدة إلكترونيًا وفق البرنامج الإلكتروني الجديد لإصدار الوكالات الذي يجرى تصميمه وتنفيذه حاليًا وسيتم إصداره بعد نحو أربعة أشهر.

وأشار الصمادي، إلى أن هناك مناطق حدودية يمنع تنظيم الوكالات فيها ولذلك فإن "البرنامج الجديد ينبه الكاتب في العدل إلى عدم إجراء أو تنظيم أي وكالة ضمن هذه المناطق إلا بعد إبراز الموافقة الإدارية اللازمة" مشيرًا إلى أن بعض الوكالات تتعلق بأراض تعود ملكيتها لأجانب ولا يجوز إبرام وكالات بهذا الخصوص إلا بعد مراجعة الجهات المختصة المعنية بذلك.

وكشف معاون وزير العدل، أنه سيتم بالتعاون بين وزارتي العدل والداخلية "وربط البرنامج الجديد بالمحاكم الشرعية ودوائر الأحوال المدنية” مراعاة للمسائل المتعلقة بـ "أملاك الغائبين والمحجور عليهم والمجردين من الحقوق المدنية" موضحًا أن "قرارات الحجر الصادرة عن المحاكم الشرعية في سورية سيتم ربطها بالبرنامج حيث لا يجوز تنظيم وكالة لأي شخص محجور عليه بناءًا على حكم قانوني أو وصاية".

وبيّن القاضي الصمادي، أن الوزارة ستقوم عند الانتهاء من المشروع بإنشاء عدة "نسخ احتياطية من قاعدة بيانات السجلات والوكالات والوثائق المؤرشفة” وذلك في "عدة مبان حكومية متفرقة" تحسبًا من حدوث أي طارئ وبهدف الرجوع إليها عند الحاجة وحالات الضرورة والكوارث الطبيعية.

وأوضح المدير المكلف من الوزارة بالإشراف على المشروع القاضي فواز الحاتم، أن البرنامج الإلكتروني الجديد يتيح لأي مواطن الحصول على وكالة أو وثيقة عدلية بعد تسليم بطاقته الشخصية للموظف الرسمي كاتب العدل الذي يقوم بإدخالها إلى قارئ إلكتروني للتحقق من الباراكود الخاص بها وتشييك البطاقة بعد ربطها بالسجل المدني للتحقق من هويته ثم منحه الوكالة المطلوبة.

وأكد القاضي الحاتم أن الوكالات ووثائق الكاتب في العدل الجديدة "ستكون من ورق ذي نوعية خاصة وبمواصفات ومعايير أمنية تم إعدادها بإشراف وزارة العدل وذلك لوضع حد نهائي لعمليات التزوير"، حيث أن هذا الورق من الصعب تزويره ومن السهولة كشف أي تزوير عبر جهاز الباراكود القارئ الإلكتروني.

ولفت الحاتم إلى أن إدخال الوكالات القديمة والحديثة المؤرشفة يتم وفقًا لنظام معين تتحول فيه جميع المعلومات الواردة في الوكالة من رقم عام وخاص واسم الموكل والموكل إليه ومنطقة العقار وغيرها إلى دالات يبلغ عددها 25 دالة مبينًا وجود فريق متخصص لدى الوزارة يعمل على التدقيق والتجارة "مبينًا أن من شأن ذلك "تسهيل معاملات المواطنين وإلغاء الروتين فيما يتعلق بالسيارات والعقارات وغيرها".

ولفت المدير الفني المسؤول عن تدقيق وإدخال الوكالات الممسوحة المهندس محمد الحريري إلى أن "المدققين حصرًا من المثبتين لدى الوزارة ومن الفئتين الأولى والثانية" مبينًا أن بعض المشاكل واجهت فريق العمل وتمت معالجتها وهي “تتعلق بالأحجام الكبيرة للوثائق المؤرشفة ولذلك تم إنشاء مركز قاعدة بيانات خاص بها ضمن قاعدة البيانات الرئيسية في الوزارة وهو محمي من الحريق والكوارث".

وشدد الحريري، على "قوة ومناعة إجراءات الحماية والتدابير الأمنية الإلكترونية التي أمنتها الوزارة لمركز البيانات" بحيث أن أي "تعديل أو حركة أو دخول للنظام من داخل الوزارة أو خارجها يتم رصده بدقة ومعرفة هوية من دخل ومن أي حاسب وما هو الوقت والتاريخ بالتحديد وغير ذلك من المعلومات تلافيًا للتلاعب أو المساس بالبيانات”.
وفيما يتعلق بمدى وضوح الوكالات القديمة جدًا والممسوحة، أشار الحريري إلى أن هناك "لجنة مشكلة في كل عدلية مهمتها مراقبة الجودة وهي تفحص صور الوكالات من هذا النوع ثم تقرر إما قبولها أو رفضها" مبينًا أنه "عندما يتم تدقيق الوكالة يسمح لها بالدخول.

وفيما يتعلق بالكوادر، لفت المدير الفني إلى أن أغلب الكوادر يتم التعاقد معها من داخل وخارج الجامعة مؤكدًا في الإطار ذاته أن “من يقومون بعمليات المسح والتنفيذ الأساسية للمشروع هم من داخل الجامعة".

وكان فريق العمل المشترك قدّم في أبريل/نيسان الماضي تقريرًا يتضمن الأعمال المنجزة في عدليتي دمشق وريفها بعد إجراء الدراسات التحليلية والتفصيلية لنظام إصدار الوكالات العدلية والترحيل والصلاحيات والمراقبة بالتوازي مع المباشرة بتطوير نظام الأرشفة المعد من قبل الجامعة ليتناسب مع متطلبات أرشفة الوكالات العدلية القديمة وبالتنسيق مع متطلبات العمل الفعلي باعتبارهما يعملان على قاعدة بيانات واحدة.